Microsoft-Office-Access

தரவுத்தளம் பற்றிய எண்ணக்கரு மற்றும் அதன் அறிமுகம்

அதிக எண்ணிக்கையான தரவுகளை ஞாபகத்தில் வைத்திருப்பது கடினமாகும். அவ்வாறான சந்தர்ப்பத்தில் தரவுகளை எழுதி வைத்திருப்பது ஓர் தீர்வாகும். இதனை…

தரவுத்தளம் பற்றிய எண்ணக்கரு தரவுத்தளமொன்றின் இன்றியமையாமையை ஆராய்வோம். நீங்கள் தரவு, தகவல் ஆகியன பற்றிய விளக்கத்தை முன்பாகவே பெற்றிருப்பீர்கள். இங்கு தரவுகளை எவ்வாறு ஒழுங்குப்படுத்தப்பட்ட முறையில் பதிவு (உள்ளீடு) செய்ய முடியுமென்பது பற்றி ஆராய்வோம்.

அதிக எண்ணிக்கையான தரவுகளை ஞாபகத்தில் வைத்திருப்பது கடினமாகும். அவ்வாறான சந்தர்ப்பத்தில் தரவுகளை எழுதி வைத்திருப்பது ஓர் தீர்வாகும். இதனை கைமுறை தரவுத்தளம் (Manual database) என அழைப்பர். அவ்வாறின்றேல் பிறிதோர் முறையாக இலத்திரனியல் சாதனங்களில் தரவுகளைப் பதிவுசெய்து வைக்கவும் முடியும். இது இலத்திரனியல் தரவுத் தளம் (Electronic database) எனப்படும். தரவுத்தளத்தின் மூலம் தரவுகளை ஒழுங்குப்படுத்தப்பட்ட முறையில் சேமிப்பதால், தேவைக்கேற்ப அவற்றை இலகுவாக மீளப்பெற முடியும். எனவே, தரவுத்தளத்தில் மிக அதிக எண்ணிக்கையுடைய தரவுகளைச் சேமிக்க முடிவதுடன் அவற்றைத் தேவைக்கேற்ப மிக வேகமாக மீளப்பெறவும் முடியும்.

  • உதாரணம்

உமது நண்பர்களின் பெயர்களை ஞாபகத்தில் வைத்திருப்பது இலகுவெனினும் அவர்களின் பெயருக்குரிய தொலைபேசி இலக்கங்களை ஞாபகத்தில் வைத்திருப்பது கடினமாகும். இதற்காக பெயருடன் தொலைபேசி இலக்கத்தை புத்தகமொன்றில் எழுதிவைப்பதன் மூலம் அல்லது கையடக்கத் தொலைபேசியிலே சேமிப்பதன் மூலம் தேவைக்கேற்ப இவற்றைப் பெறமுடியும். இவ்வாறான தொலைபேசி இலக்க விவரங்கள் அடங்கிய தரவுகளை எளிய தரவுத்தளமாக கருத முடியும்.

தரவுத்தளத்தின் வரைவிலக்கணம்

ஒழுங்குபடுத்தப்பட்ட முறையில் சேகரிக்கப்பட்ட தரவுகளின் கூட்டமே தரவுத்தளமெனப்படும்.

இலத்திரனியல் தரவுத்தளத்தின் (Database) அனுகூலங்கள்

இலத்திரனியல் தரவுத்தளத்திலே பல அனுகூலங்கள் காணப்படுகின்றன. அவற்றில் சில பின்வருமாறு

  • தகவல்களை வினைத்திறனுடன் தேடிக்கொள்ள முடிதல்

தரவுத்தளத்திலுள்ள அட்டவணைகளிலே தரவுகள் ஒழுங்குபடுத்தப்பட்ட முறையிலே பதியப்பட்டிருப்பதனால் அவற்றை குறைந்த நேரத்திலே தேடிக் கொள்ளமுடியும்.

  • இலகுவாகப் பிரதிகளை பெறமுடிதல்

இலத்திரனியல் தரவுத்தளங்களை மிக இலகுவாகப் பிரதியெடுக்க முடியும்.

  • தரவுகளைச் சேமிப்பதற்காக மிகக் குறைந்த இடம் / கொள்ளளவு போதுமாக இருத்தல்

கைமுறை மூலம் அதிக தரவுகளைக் கொண்ட தரவுத்தளத்தை கையாள அதிக பௌதிக இடம் தேவைப்படினும் இலத்திரனியல் சாதனங்கள் மூலம் தரவுகளைச் சேமிக்க மிகக் குறைந்த இடம் / கொள்ளளவு போதுமானதாகும்.

  • தரவுகளை இலகுவாகவும் வேகமாகவும் பகுப்பாய்வுசெய்ய முடிதல்

தரவுகளிலே தேவையானவற்றை மாத்திரம் பிரித்தெடுக்கவும் அவற்றை வரிசையாக ஒழுங்குபடுத்தவும் முடியும்.

  • தரவுத்தளத்தை பங்கீடு செய்யமுடிதல்

குறித்த தரவுத்தளத்தை பல்வேறுபட்ட இயங்கு மென்பொருள்களின் உதவியுடன் பங்கீடு செய்யமுடியும்.

  • தரவுகளின் சுயாதீனத்தன்மை காணப்படல்

தரவுத்தளமும் இயங்கு மென்பொருளும் ஒன்றுடனொன்று சேர்ந்து இயங்கினாலும் இயங்கு மென்பொருளுக்கு பாதிப்பு ஏற்படாதவண்ணம் தரவுத்தளத்திலுள்ள அட்டவணைகளை மாற்றியமைக்க முடியும். இதனால் தரவுகளும் இயங்கு மென்பொருளும் ஒன்றிலிருந்து மற்றொன்று சுயாதீனமானதாகக் காணப்படும்

தரவுத்தளத்தின் இயல்புகள்

தரவுகளைச் சேமிக்கும்போது குறித்த ஒரே தரவானது பல அட்டவணைகளில் சேமிக்கப்படுவது தரவு மறுபதிவாக்கம் (Data Redundancy) எனப்படும்.

குறித்த பாடசாலையிலே மாணவர்களின் பெயரானது அவர்களின் அனுமதி அட்டையிலும் நூலகத்தின் அங்கத்துவ அட்டையிலும் தனித்தனியாக எழுதப் பட்டுள்ளது. இந்நிலையில் குறித்தவொரு மாணவரின் பெயரில் மாற்றம் ஏற்படின் அதனை ஒவ்வோர் அட்டையிலும் தனித்தனியே மாற்றம் செய்ய வேண்டும். இங்கு ‘அஞ்சனா’ என்னும் மாணவியின் பெயர் ‘அஞ்சனா செல்வராஜா’ என மாற்றப்படும் சந்தர்ப்பத்தைக் கருதுக.

இங்கு தொடர்புநிலைத் தரவுத்தள அட்டவணைகள் பயன்படுத்தப்படின், தரவு மறுபதிவாக்கம் நடைபெறுவதை தவிர்க்க / குறைக்க முடியும். கீழே தரப்பட்டுள்ள அட்டவணைகளில் மாணவரின் பெயர் ஒரு அட்டவணையில் மட்டும் பதிவுசெய்யப்பட்டுள்ளதை அவதானிக்க.

  • தரவுகளின் தனித்துவம் பேணல்

தரவு மறுபதிவை (Redundancy) நீக்குவதால் / கட்டுப்படுத்துவதால் குறித்த தரவானது பல அட்டவணைகளில் பதிவுசெய்வதை நீக்க / குறைக்க முடியும். இந் நிலையிலே தரவுகளின் தனித்துவம் பேணப்படும்.

மேலுள்ள தொடர்புநிலைத் தரவுத்தளத்தைக் கருதுக. இங்கு மாணவர் விபரம், புத்தக விபரம், புத்தகப் பயன்பாட்டு விபரம் போன்றன தனித்தனியே வெவ்வேறு அட்டவணைகளில் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளதைக் காணலாம். இந்நிலையில் மாணவரின் பெயர், புத்தகத்தின் பெயர் போன்றன ஒரு முறை மாத்திரமே பதிவுசெய்யப்படுவதால் தரவுகளின் தனித்துவம் பேணப்பட்டுள்ளது.

  • அதிகம் வினைத்திறன்

தரவுத்தளத்திலே அட்டவணைகள் சிறந்த முறையிலே ஒழுங்குபடுத்தப் பட்டுள்ளதால் தரவுகளைப் பதிவுசெய்தல், மீளப்பெறல் (வாசித்தல்) போன்ற செயற்பாடுகளை மிகவேகமாக மேற்கொள்ள முடியும். இதனால் வினைத்திறன் அதிகரிக்கும்.

மேலுள்ள உதாரணத்திலே ‘அஞ்சனா’ எனும் பெயர் ‘அஞ்சனா செல்வராஜா ‘ என மாற்றப்படும் சந்தர்ப்பத்தைக் கருதுக. இங்கு குறித்த ஒரே தரவானது (அஞ்சனா) பல அட்டவணைகளில் பதிவு செய்யப்படுவதால் அட்டவணை 9.2 இல் இவ்வாறான எல்லா இடங்களையும் தேடுவதற்கு அதிக நேரம் தேவைப்படும். இந்நிலையிலே வினைத்திறன் குறைவடையும். ஆனால், தொடர்புடைமைத் தரவுத் தளத்திலே தரவுகளின் தனித்துவம் காரணமாக (அட்டவணை 9.3) தரவுகளைத் தேடல் வேகமாக நடைபெறுவதுடன் வினைத்திறனும் அதிகமாகும்.

  • அதிக செம்மை

தரவுத்தளத்திலே தரவுகள் மறுபதிவு செய்யப்படுவதைக் கட்டுப்படுத்த முடிவதால் தரவுகளின் தனித்துவம் பாதுகாக்கப்படுவதுடன் பெறப்படும் தகவல்களும் செம்மையாகக் (Accuracy) காணப்படும்.

மேலுள்ள உதாரணத்திலே ‘அஞ்சனா’ எனும் பெயர் ‘அஞ்சனா செல்வராஜா’ என மாற்றப்பட்ட சந்தர்ப்பத்தைக் கருதுக. இங்கு பல இடங்களில் மாற்றம் நடைபெறவேண்டியதால் (அட்டவணை 9.3) ஏதும் ஓர் இடத்தில் மாற்றம் நடைபெறவில்லையெனில் பெறப்படும் தகவல் திருத்தமற்றதாகக் காணப்படும்.

ஆனால், தொடர்புநிலை தரவுத்தளத்திலே ஓர் அட்டவணையில் மாத்திரம் ‘அஞ்சனா’ இற்குப் பதிலாக ‘அஞ்சனா செல்வராஜா’ என மாற்றம் செய்ய வேண்டிய தால் தரவுகளின் தனித்துவம் பாதுகாக்கப்படுவதுடன், அவற்றின் திருத்தமும் அதிகரிக்கும்.

  • அதிக நம்பகத் தன்மை

தரவுத் தளத்தை உருவாக்கும்போது அட்டவணையிலுள்ள புலங்களின் இயல்பு தேவைக்கேற்ப மாற்றியமைக்க முடிவதால் தரவுகளை உள்ளீடு செய்யும் நிலையிலே அவற்றைப் பரிசோதித்துத் தரவுத்தளத்தின் நம்பகத் தன்மையை (Validity) அதிகரிக்க முடியும்.

தரவுத்தளத்திலே அட்டவணைகளை உருவாக்கும் நிலையிலே தரவுகளின் தன்மைக்கேற்ப அவற்றின் இயல்புகளை மாற்றியமைப்பதன் மூலம் தரவுகளின் நம்பகத் தன்மையை (Validity) அதிகரிக்க முடியும்.

உதாரணமாகக் கொடுப்பனவுக் கட்டணம் இரண்டு தசமதானமாக காணப்பட வேண்டியதுடன் செலுத்தப்படவேண்டிய குறைந்தபட்சக் கட்டணம் ரூபா. 1000 ஆகக் காணப்பட வேண்டுமெனில், இதற்காக பின்வரும் இயல்புகளை மாற்றியமைக்க வேண்டும்.

  • அதிக பாதுகாப்பு

தரவுத்தளத்திற்கு கடவுச்சொல் (Password) வழங்குவதன் மூலமும் தரவுக் குறிமுறையாக்கம் (Data Encryption) செய்வதன் மூலமும் அனுமதியற்ற வெளி நபர் களின் தலையீட்டிலிருந்து தகவல்களைப் பாதுகாக்க முடியும்.

தரவுக் குறிமுறையாக்கம் (Data Encryption) என்பது அனுமதியற்ற வெளி நபர்களுக்கு தரவுகளை வாசிக்க முடியாதவண்ணம் மாற்றியமைப்பதாகும்.

கீழுள்ள Employee Table ஆனது தரவுக் குறிமுறையாக்கத்தின் மூலம் வெளிநபர்களுக்கு வாசிக்க முடியாதவாறு மாற்றப்பட்டுள்ளதைக் காட்டுகிறது.