Microsoft-Office-Word

சொல் முறைவழிப்படுத்தல் மென்பொருளில் அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு செய்தல் (Mail Merge)

தயாரிக்கப்பட்ட வாழ்த்துமடல், கடிதம் அல்லது சான்றிதழ் போன்றவற்றை பலருக்கு விநியோகிக்கவெனத் தயாரிப்பதற்கு அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு (Mail Merge) பயன்படுத்தப்படுகின்றது. இதன்போது மென்பொருளில் சேமித்து வைக்கப்பட்ட தரவு அல்லது உங்களால் அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பைப் பயன்படுத்தித் தயாரிக்கப்பட்டு உள்ளடக்கப்பட்ட தரவுகளைப் பயன்படுத்த முடியும். அதுமட்டுமன்றி தபாலட்டை களுக்கு விலாசங்களையும் இட்டு அச்சிட முடியும்.

அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பினை மேற்கொள்ளல்

முதலில் உங்களது ஆவணத்தைத் தட்டச்சு செய்யவும்.

• கட்டம் 1. Mailing ஐ தெரிவுசெய்க

• கட்ட ம் 2. Start Mail Merge – letter ஐ தெரிவுசெய்க (Data Source) ஐ நிர்மாணிக்க அல்லது தெரிவுசெய்க.

• கட்ட ம் 3. Select Recipient – Type New List ஐ தெரிவுசெய்க.

-கவனிக்க : ஏற்கனவே பாதுகாக்கப்பட்ட தரவுகளை பெற்றுக் கொள்ளவெனின் Use Existing List ஐ தெரிவுசெய்க.

• கட்டம் 4. New Address List சதுரத்தினுள் உள்ள விடயங்களில் Customize ஐ சொடக்குவதன் மூலம் ஆவணத்துக்கு ஏற்றவிதமாக மாற்றி அமைக்கவும். அப்படியாயின் : a. Add (புதிய பிரிவுக்காக) b. Delete (உள்ள பிரிவினை அழிப்பதற்காக) c. Rename (பிரிவின் பெயரினை மாற்றுவதற்காக) பயன்படுத்திக் கொள்க.

• கட்டம் 5. மாற்றங்களை செய்து OK ஐ சொடக்கவும்

• கட்டம் 6. தேவையான தகவல்களை தட்டச்சு செய்யவும் a. New Entry (புதிய விலாசத்திற்காக) b. Delete Entry (விலாசத்தினை அழிப்பதற்காக) c. Find (சேமித்து வைக்கப்பட்டுள்ள முகவரியினை தேடுவதற்காக) பயன்படுத்துக.

• கட்டம் 7. மாற்றங்கள் செய்து OK இனை சொடக்கி சேமிக்கவும். முகவரியினை தொகுதியில் (Address Block) முகவரி அமைய வேண்டிய விதத்தினை தீர்மானிக்க. a. பல்வேறு விலாசங்களை தெரிவு செய்ய (More) b. அந்த முகவரிகளை உங்கள் முகவரிகளுடன் ஒப்பிடுவதற்கு (Match Field) இனை பயன்படுத்த முடியும்.

• கட்டம் 8. பொருத்தமானவாறு மாற்றி Next அல்லது OK ஐ சொடக்கவும்.

• கட்டம் 9. வாழ்த்து வரியினை (Greeting Line) சேர்த்துக்கொள்ள இதனை பயன்படுத்தவும்.

• கட்டம் 10. பொருத்தமான முறையில் மாற்றஞ்செய்தல் Next அல்லது OK ஐ சொடக்குக (Insert Merge Field). இதன் மூலம் உங்களது கடிதத்திற்கு மேலதிக பிரிவு ஒன்றினைச் சேர்த்துக்கொள்ள முடியும். அதற்கென நிலைக்காட்டியை (Cursor) தேவையான இடத்தில் வைக்கவும்.

• கட்டம் 11. Insert Merge Field ஐ சொடக்குவதன் மூலம் தேவையான முகவரியிற்குள் உட்பிரவேசிக்கவும் வெவ்வேறான முகவரிகளை பெற்றுக் கொள்வதாயின்,

• கட்டம் 12. Finish & Merge Edit individual Document இனை தெரிவு செய்க.

• கட்டம் 13. தயாரிக்கப்பட்ட கடிதங்களை பொருத்தமான முறையில் சேமித்து அச்சிடவும்.