Microsoft-Office-Word

சரவைபார்ப்பு மற்றும் அச்சிடல் (Proofreading and Printing)

சரவைபார்ப்பு (Proofreading)

எழுத்து மற்றும் இலக்கணப் பிழைகளைத் திருத்துதல்

சுயமாகவே எழுத்துப் பிழைகள் மற்றும் இலக்கணப் பிழைகளைக் கண்டறிந்து அவற்றுக்கான சரியான வசனங்களை இனங்காட்டும். எழுத்துப் பிழைகளுடனான சொற்கள் சிவப்பு நிறக் கோட்டினால் இனங்காட்டப்படும். இலக்கணப் பிழைகள் பச்சை நிறக் கோட்டினால் இனங் காட்டப்படும். தட்டச்சுச் செய்யப்பட்ட இறுதி ஆவணமொன்றில் இவ்வாறான பிழைகளை நிவர்த்தி செய்ய வேண்டுமெனின்,

கட்டம் 1

ஆவணத்தின் ஆரம்பப் பகுதிக்கு சுட்டியை (Cursor) எடுத்துச்செல்க.

  • Review –> Spelling and Grammar ஐ சொடக்குக.

கட்டம் 2

சிவப்பு நிறத்தினால் அல்லது பச்சை நிறத்தினால் இனங்காட்டப்பட்ட பிழைகளை திருத்துவதற்கான வசனங்கள் அல்லது பந்திகளைக் கீழே காட்டப்படும் ஆவணத்திலிருந்து தெரிவுசெய்து Change இனை சொடக்குக. ஆங்கில அகராதியில் இல்லாத சொற்களை (பல்வேறு பெயர்கள், தனியார் பெயர், கிராமங்களின் பெயர், நாடுகளின் பெயர்) நீக்குவதற்காக Ignore இனைச் சொடக்குக.

நிகண்டு (Thesaurus)

ஆவணங்களைத் தயாரிக்கும்போது நாம் பயன்படுத்தும் சொற்களுக்குப்பதிலாக அதன் கருத்துக்களையுடைய வேறு சொற்களைப் பயன்படுத்துவதற்கும் அவற்றை தேவையான இடங்களில் பொருத்துவதற்கும் நிகண்டு பயன்படுத்தப்படுகின்றது. இதற்கென,

  • Review –> Thesaurus ஐ சொடக்குக.

சொற்களைத் தேடுதல் மற்றும் அவற்றுக்கு வேறு சொற்களை மாற்றீடு செய்த ல் (Find and Replace)

உங்களால் தயாரிக்கப்பட்ட ஆவணத்தில் உள்ள ஒரு சொல்லை நீக்க வேண்டுமெனக் கொள்ளுங்கள். உங்களுடைய ஆவணம் பல பக்கங்களைக் கொண்ட தாகவும் உரிய சொல்லைத் தேடுவது கடினமாகவும் இருக்கலாம். இதற்கென தேடுதல் (Find) வசதிகளை உங்களுக்கு பயன்படுத்த முடியும். இதற்கென

ஆவணத்தின் ஆரம்பத்திற்கு நிலைக்காட்டியை எடுத்துச் செல்க.

  • Home –> Editing தொகுதியில் Find இனை தெரிவு செய்க.

மேலே காட்டப்பட்டுள்ளவாறு திறக்கப்படும் கருவியில் உள்ள வரியில் Search Document எனும் இடத்தில் தேடுதலுக்குரிய சொற்களை தட்டச்சு செய்க.

ஆவணத்தில் உள்ள ஒரு சொல்லுக்கு மாற்றீடாக வேறு ஒரு சொல்லை உட்புகுத்துவதற்கு சொல் மாற்றீடு செய்யும் வசதிகள் காணப்படுகின்றன.

  • Home Editing பிரிவில் Replace மீது சொடக்குக.

தேடவேண்டிய சொல்லினை அதற்குரிய சொல்லாடற் பெட்டியில் உள்ள Find What அல்லது Search for எனும் இடத்தில் தட்டச்சிட்டு Replace / Replace All ஐ சொடக்குக

அச்சிடுதல் (Print)

அச்சிடுதல் முன்காட்சி (Print Preview)

தயாரித்து முடித்த ஆவணத்தினை அச்சிட முன்னர் அது எமது தேவைக் கேற்றவாறு வடிவமைப்புகள் (Format), எல்லைகள் (Margins) மற்றும் அலங்காரங்கள் ஆகியன சரியாக அச்சிடப்படுமா என அவதானிப்பதற்கு முன்காட்சி (Print Preview) உதவுகின்றது.

அச்சிடுதல் (Print)

ஆவணங்களை அச்சிடுவதற்கு பின்வரும் உபகரணம் பயன்படுத்தப்படுகின்றது: File- Print ஐ தெரிவுசெய்து அச்சிடுவதற்காக சொல்லாடற் பெட்டி கிடைக்கப்பெறும்.

நீங்கள் பயன்படுத்தும் சொல் முறைவழிப்படுத்தல் மென்பொருளின் அடிப்படையில் திறக்கப்படும் சொல்லாடற் பெட்டியினுள் உள்ள

  • ஆவணத்தினை அச்சிடுவதற்கான அச்சியந்திரத்தின் அச்சிடு மென்பொருளை (Printer Software) தேடுதல்
  • அச்சிடுவது தெரிவுசெய்யப்பட்ட ஒரு பக்கத்தையா அல்லது பல பக்கங்களையா அல்லது முழு ஆவணத்தையுமாவென தீர்மானித்தல் (Current page, page 3 or All)
  • பெற்றுக்கொள்ளப்படும் பிரதிகளின் எண்ணிக்கைகளை தீர்மானித்தல் (Number of Copies) போன்ற வசதிகளைப் பயன்படுத்தி ஆவணத்தினை அச்சிட முடியும்.

கவனிக்க : பாடசாலையின் ஒவ்வொரு மாணவரும் தனித்தனியாக ஆவணங்களை அச்சிடுவது கடினமான காரியமாகும். எனவே, உங்களது ஆவணத்தினை ‘pdf ‘ முறையில் பாதுகாத்து அதனை அச்சிடும் முறையினைக் கீழே அவதானிக்கலாம்.

  • File – Print – Microsoft XPS Document அல்ல து – Writer Adobe PDF – Print (கோப்புக்கு பெயரிடுக) என மாற்றவும்
  • பொருத்தமான முறையில் கோப்பு பெயரிட்டு சேமிக்கவும் (Save).